プレゼンテーションmemo ：道具としてのパソコン@おやこニュース

ごく初心者にワードの使い方をアドバイス：2005-11-23

秘書が会議のプログラム作りに苦戦していたらしい。いままでは既にあるテンプレートの項目を埋めるような作業が多く、ワードでまとまった文書を冊子にまとめる経験がなかったのだ。プログラム作りの作業が終わったあとで、そういった現実を知らされた。ワードのちょっとした使い方を知っていれば、作業の効率は随分違っていたはずだ。せめて、これくらいは心得ていて欲しいと思うあれこれ。

正確に入力すること

• まずは書式にこだわらず、内容を正確に入力すること。書式はあとで設定する。
• 「編集記号」は必ず表示させる。
• 内容を入力する際は、ページレイアウト表示よりも「標準表示」や「アウトライン表示」の方が適している。
• 他人が作った文書からコピペする場合は、「形式を選択してペースト」＞「テキスト」を利用する。
• ページを振り分ける必要があるときは、「改ページ」挿入を利用する。
• 半角と全角を区別すること。全角のアルファベットは通常は使わない。
• 漢字の使い方に気を遣うこと。何でも漢字にすればよい訳でない。

とにかく、見栄えは後でいかようにも出来る。講演者の名前と所属、そして講演のタイトルを正確に入力することが先決だ。元文書からコピペすることが、思いの外難しいことを知っておくべきだ。タイピングの間違いは些細だが、コピペの間違いは致命的である。校正する手順を考えておくべきだろう。

レイアウト法の原則

• レイアウトするために無駄なスペースや改行を使ってはいけない。
• 文書中に現れるスペースや空改行のほとんどは無駄、無意味。
• 段落、改行の違いを理解する。
• 「インデント」の使い方を理解する。
• 「箇条書き」という便利なものがある。
• 書式を設定するときは、「アウトライン表示」と「スタイルの設定」を利用する。
• 二次元的に並べることが重要なら、テーブルを利用する。
• 英数字用のフォントはTimesやHelveticaなどの英文用のフォントを指定すること。（MS明朝を英数字用フォントに使ってはいけない）

可能であれば、アウトライン表示でスタイルを適用できるように、文書全体を整理しておくとよい。それさえきちんと出来ていれば、フォントのサイズやら、マージンの設定など後でいくらでもいじることが出来る。レイアウトの段になったら、経験者のアドバイスを受けるとよい。

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