会議のお手伝い：2005-11-23

ボスが会議の共催を引き受け、訳が分からぬままに手伝った。二日間に渡り、30名ほどの演者がパワーポイントを利用して講演する。演題の受付、プログラムの作成、会場の設営、そのほか会議当日の運営を手分けした。私の担当は、当日のスライド受付係（補佐）以外に、会場内で会議の進行状況を表示する「サイドスライド」を作製したこと。秘書が、講演予定者が送付してきた抄録をまとめて会議のプログラム（抄録集：ワード書類）を作製した。そのファイルを基にして、パワーポイントファイルを作製した。

会議の進行予定、セッションのタイトルなどを合間に挟み、講演のタイトルと講演者名を日本語と英語で表示させる。このように一定のフォーマットのスライドを多数作る場合は、スライドのレイアウトを可能な限り統一することが能率良い作業の鍵である。おのおののコマのデザインはマスターで書式を設定するのみである。手順は、ワードからコピーした講演者名やタイトルの一覧をパワーポイントのアウトラインにペーストし、アウトラインウインドウ内で編集作業を行って大枠を作る。レイアウトは「箇条書き」を選ぶ。演題番号をスライドのタイトルとして、講演者名、講演タイトルなどを箇条書きのレベルに振り分ける。

できあがったスライド（白地に黒文字、約40コマ）をチェックしたボスが、背景を黒く、字を白くするようリクエストを出したが、これらもマスターの設定を変更するだけでアジャスト可能である。スライドにテキストボックスで貼り付けていくと、ちょっとした変更に莫大な作業が必要になるだろう。

パワーポイント利用の講演を見ていて、常々感じること。スライドショウが始まる前、終わったあとに、不細工なデスクトップやウインドウが大写しになるのは大変みっともないと思う。私のパワーポイントのバージョンは最新の2004 (for Mac)で、これはデュアルディスプレイに対応しており、プロジェクタに舞台裏が表示されることを避けることが出来る。

資金の余裕がない会議ということで、機材のいくつかは私物の持ち出しとなった。デスクトップを片づけておくこと、ゴミ箱を空っぽにしておくことは必須である。人出も足りなかったらしく、金曜、土曜と二日続けて六時半に家を出る羽目になった。